Compliance: Fairness ist ein Wett­bewerbs­vorteil

Compliance, also das regelkonforme Agieren im Rahmen gültiger Gesetze, Normen sowie freiwillig eingegangener Selbstverpflichtungen ist für alle Marktteilnehmer eine zentrale Anforderung – schließlich wird so und nur so das Funktionieren des fairen Wettbewerbs gesichert. Für die Otto Group aber gelten diese Anforderungen in besonderem Maße: Die Otto Group und ihre Konzernfirmen setzen sich von Konkurrenten auch durch ein bedingungsloses Bekenntnis zu einer umfassend verstandenen Verantwortung ab, oder wie unser Vorstandsvorsitzende Alexander Birken es ausdrückt: „Verantwortungsbewusst handeln ist seit jeher in unserem Selbstverständnis als Familienunternehmen verwurzelt – und bildet damit das Fundament für Fairness und Integrität im geschäftlichen Umgang.“

Daraus folgt, dass Compliance eben nicht nur bloße, vom Gesetz geforderte Notwendigkeit ist, sondern von allen Mitarbeitenden aus tiefer Überzeugung gelebt werden will. Hier steht nicht weniger als die Glaubwürdigkeit all dessen auf dem Spiel, wofür die Otto Group steht. Aber wie verankert man nun dieses Konzept im Arbeitsalltag? Wie füllt man Paragrafen und Richtlinien mit Leben?

Zunächst einmal kann sich die Otto Group auf die Menschen verlassen, die hier arbeiten. Wer bei der Otto Group oder einer ihrer Konzernfirmen ins Team kommt, macht das bewusst. Die Otto Group hält mit ihren Werten – Nachhaltigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Fairness – nicht hinter dem Berg. Dieser Purpose, also die Tatsache, dass die eigene Tätigkeit über den reinen Erwerb hinaus als sinn- und wertvoll betrachtet wird, ist entscheidend für das Recruiting und Personalmanagement in der Otto Group. So gibt es gute Gründe für die Annahme, dass Mitarbeitende der Otto Group überdurchschnittlich motiviert sind, in ihrer Arbeit Fair Play als oberste Maxime zu betrachten und sich demzufolge auch gern an die Spielregeln halten.

Allerdings wäre es verkehrt, die Verantwortung für Compliance einzig den Mitarbeitenden aufzubürden. Das verbietet sich allein deshalb, da man es zum Teil mit sehr komplexen Regelwerken zu tun hat. Dass jede, auch noch so harmlos erscheinende Form von Bestechung tabu ist, wissen alle. In anderen großen Compliance-Feldern, dem Datenschutz, der Informationssicherheit und dem Kartellrecht, gelangen das persönliche Rechtsempfinden und die eigene Moral schnell an ihre natürlichen Grenzen. Deshalb hat die Otto Group über ihr Compliance Management System klare Strukturen geschaffen, verbindliche Richtlinien etabliert und allgemeine Verhaltensregeln formuliert, die über Präsenztrainings und E-Learnings geschult werden.

Genauso wichtig – und somit fester Bestandteil des Compliance Managements – aber ist, die Prozesse in der Otto Group und ihren Konzernfirmen unter der Prämisse „wissen, erkennen und reagieren“ ständig zu verbessern und so zu gestalten, dass sich gar nicht erst die Möglichkeit bietet, gegen Compliance-Regeln zu verstoßen. Die Instrumente hierfür sind bekannt: Transparenz, Prävention und Aufklärung sowie verschiedene Möglichkeiten, auf Verstöße gegen die Regeln – auch anonym – hinzuweisen. Deals werden bei der Otto Group nicht in Hinterzimmern gemacht, alle wichtigen Entscheidungen finden in Teams statt, verschiedene Instanzen auf unterschiedlichen Ebenen müssen ihr Okay geben. Systematisch werden in allen wesentlichen Konzerngesellschaften mögliche Risikofaktoren ermittelt. Diese werden in einem zentralen System erfasst und geteilt – das ist der proaktive, transparente und kollaborative Ansatz zum Risikomanagement in der Otto Group. Die Compliance-Mechanismen werden dabei ständig angepasst – dafür sorgen unter anderem das Compliance Office und das Compliance Committee, die der Sprecherin für Compliance im Vorstand unterstellt sind. Die Überwachung der Compliance ist in der Otto Group auf allen Ebenen angesiedelt.

Ein Sicherheitssystem ist aber nur in dem Maß effektiv, wie es belastbar ist. Was also ist zu tun, wenn Mitarbeitende, Geschäftspartner*innen, Lieferanten oder Kund*innen ein Verhalten beobachten, das ihnen in Bezug auf Compliance fragwürdig erscheint? Entscheidend ist in diesen Fällen eine Atmosphäre des Vertrauens, und dass die gewünschte Anonymität gewahrt bleibt. Wer etwas melden möchte, das seiner*ihrer Meinung nach gegen die Compliance-Regeln verstößt, muss sich sicher sein können, dass die Hinweise oder Verdachtsmomente vertraulich behandelt werden. Das ist insbesondere auf zweifache Weise gewährleistet. Zum einen gibt es die Möglichkeit, online und auf eigenen Wunsch – völlig anonym – Fragen zu stellen oder Meldungen zu machen, und zwar über das interne Hinweisgeber-Portal SpeakUp. Hier richtet die hinweisgebende Person ein Postfach ein, über das dann die Korrespondenz läuft – und zwar so, dass der höchste Schutz für Hinweisgebende garantiert werden kann. Zum anderen können sich alle an den externen Compliance-Ombudsmann der Otto Group wenden, an Dr. Rainer Buchert (Tel: +49 69 71033330 oder 06105-921355, e-Mail: dr-bchrtdr-bchrtd). Als Rechtsanwalt unterliegt er der Schweigepflicht und darf keine Informationen an Dritte weitergeben – er kann jedoch, mit Zustimmung der meldenden Person, im Konzern die entsprechenden Schritte einleiten.

Das alles unterstreicht: Compliance wird in der Otto Group nicht nur ernst genommen, sie ist vielmehr die unhintergehbare Grundlage unseres Wirtschaftens. Oder, wie es Petra Scharner-Wolff, Konzern-Vorständin Finanzen, Controlling und Personal, ausdrückt: „Unser Geschäftserfolg ist unmittelbar an Compliance gekoppelt. Denn Vertrauen gewinnen und erhalten wir nur, wenn wir integer und regelkonform handeln.“