Assistenz | Group Services V-KS & Multichannel Distance Selling V-MD (w/m/d)

in Hamburg Zentrale

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in jeder der 123 Einzelgesellschaften der Otto Group tragen täglich mit innovativen Ideen dazu bei, uns unserem gemeinsamen Ziel näher zu bringen: in allen Bereichen Best in Class zu werden.


Dieser Job ist auf 24 Monate befristet.

Wir, die Vorstandsbereiche Konzern Services und Multichannel Distanzhandel, sind ein Team von zwei Konzern-Vorständen und zwei Vorstandsassistentinnen und auf der Suche nach dir - als weiteres Teammitglied. Was unseren Job auszeichnet, ist die Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen innerhalb der Otto Group Holding, den verschiedenen Firmen der Otto Group sowie mit externen Verbänden und Geschäftspartnern. Unser Auftrag als Assistentinnen-Team: Wir organisieren im Hintergrund alles, was unsere Chefs benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Teamgeist und Eigenverantwortung setzen wir dabei voraus. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.

Idealerweise ist es dir möglich in Vollzeit zu starten. Nach Rücksprache können wir ggf. auch ein Einstieg in Teilzeit ermöglichen (mindestens 30 Std./Woche).


Was Dich erwartet:

  • Du wirst Teil eines eingespielten Assistenz-Teams und kümmerst dich gemeinsam mit deinen Kolleg*innen um vielfältige Aufgaben und organisatorische Themen - von der internationalen Reiseplanung und -abrechnung, Veranstaltungs- und Bewirtungsorganisation bis hin zu wichtigen Korrespondenzen oder anfallenden administrativen Aufgaben.
  • Ein Schwerpunkt deiner Tätigkeit wird die internationale Reiseorganisation sein, die es mit Know-how, Kreativität und Beharrlichkeit zu gestalten gilt.
  • Auch alle anfallenden organisatorischen Themen rund um die Fuhrparkorganisation oder die Bewirtung liegen mit in deinen Händen (Raumbuchung, Catering-Organisation, Besucheranmeldung, Abrechnung, Location-Buchung etc.).
  • Selbstständig und stilsicher korrespondierst du mit in- und ausländischen Partnern - auf Englisch und Deutsch.
  • Auch die Pflege von verschiedenen relevanten Übersichten liegt in deinen Händen.
  • Darüber hinaus übernimmst du auch die anfallende und sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Workshops und Meetings und hast einen guten Blick fürs Detail. Doch auch das große Ganze verlierst du dabei nicht aus den Augen - deine stark ausgeprägte Fähigkeit zur Übersicht macht es möglich.
  • Proaktiv sorgst du für reibungslose Abläufe, hast Richtlinien und Organisationsanweisungen im Blick.
  • Du hältst dich immer auf dem Laufenden - selbst die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen kann deiner gründlichen Recherche nicht entgehen.

Du hast offene Fragen? - Dann wende dich gerne an Veronica Beck aus dem Recruitment.


Was Du mitbringen solltest:

Must-have:

  • Dir entgeht kein Detail, denn anspruchsvolle und komplexe internationale Reiseorganisation ist dein Steckenpferd - hier bringst du fundierte Berufserfahrungen mit, die über nationale Reiseorganisation hinausgeht und reibungslose Reiseabläufe sicherstellt.
  • Deine Englisch Kenntnisse sind sehr gut - du sprichst und schreibst Englisch fließend.
  • Du stehst für Organisationstalent: Souverän stellst du dich auch vorübergehenden organisatorischen Stürmen, bist dir für kein Detail zu schade, setzt Prioritäten und stellst dich flexibel unterschiedlichen Anforderungen.
  • Du erfasst schnell, worauf es ankommt und bist kommunikationsstark.
  • Gleichzeitig verstehst du es, dich mit dem nötigen Fingerspitzengefühl auch bei Widerständen durchzusetzen und bereicherst unser Team als Teamplayer.
  • Mit Office365 insbesondere Outlook, Teams, Excel und Word bist du bestens vertraut.
  • Positiv, verbindlich, loyal - so überzeugst du intern und extern.

Nice-to-have:

  • Idealerweise hast du eine Ausbildung als Reiseverkehrskauffrau/-mann oder einen beruflichen Reiseverkehrshintergrund.


Was wir dir bieten:

  • Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, Expert*innen-Know-how sowie zahlreiche Möglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung - all das zeichnet uns aus!
  • 3 Kantinen, 2 Bistros und 1 Foodtruck auf dem Campus - bei uns ist für jeden Geschmack etwas dabei.
  • Triff deine Kolleg*innen in unseren Social Spaces, zieh dich für ungestörtes Arbeiten in unseren Bibliotheken zurück oder arbeite auch mal draußen in der Sonne - WLAN auf dem ganzen Campus und New Work machen es möglich.
  • Ob Services rund ums Auto, günstiger Personalverkauf oder Paketshop - lass dich von unserem bunten Angebot überraschen!
  • Werde Teil unserer Kultur und entdecke jeden Tag Neues, denn wir bieten dir noch mehr!



Deine aussagekräftige Bewerbung mit Bezug auf die Nummer
03409915 richte bitte an:

Otto (GmbH & Co KG)
Recruitment
Veronica Beck
Werner-Otto-Straße 1-7
22179 Hamburg
Tel.: 040 6461-5558


Tipps zur Bewerbung bei OTTO gibt es hier.

 

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