Raum für Neues

Wie arbeiten wir morgen? In der Hamburger Elbphilharmonie nehmen sich die Geschäftsführerin von Microsoft Deutschland, Sabine Bendiek, und Petra Scharner-Wolff, Finanzvorständin der Otto Group, Zeit für ein Gespräch über Flexibilität, Kreativität und das Büro der Zukunft.

 
 

Wie kommen Sie auf gute Ideen?

SABINE BENDIEK Ich mache etwas, das ganz und gar nichts mit meiner Arbeit zu tun hat. Ich gehe gern laufen oder segeln. Das macht den Kopf frei! Oder ich sehe mir eine Ausstellung an oder höre Musik – in der Hoffnung, dadurch eine frische Perspektive auf die Dinge zu bekommen. Vor allem aber habe ich gelernt, dass man viele neue Ideen entwickelt, wenn man einfach auf andere Menschen zugeht und sich mit ihnen unterhält.

PETRA SCHARNER-WOLFF Alleine im Büro hat man selten gute Einfälle. Mir hilft es, wenn ich mich in ein ungewöhnliches Setting begebe: eine Fintech-Reise nach New York oder eine Messe in Deutschland. Irgendwo, wo man nicht nur auf Kollegen aus der eigenen Branche trifft, sondern auch auf Menschen aus anderen Bereichen – und sich gut austauschen und gemeinsam reflektieren kann. Die gute Idee kommt aus der Interaktion. Aber manchmal erreicht mich ein zündender Gedanke auch einfach unter der Dusche! Das ist natürlich praktisch, denn das geht jeden Morgen.

Viele Unternehmen – auch Microsoft und die Otto Group – versuchen ja gerade mit großem Aufwand Bedingungen zu schaffen, damit die Mitarbeiter möglichst kreativ arbeiten. Warum eigentlich? Sind gute Ideen und Innovationen wirklich so viel wichtiger als früher?

PSW Es gibt schon seit Jahrzehnten den Druck, innovativ zu sein. Was sich geändert hat, ist zum einen die Schnelligkeit, mit der man sich heute verändern muss. Das erfordert natürlich auch geänderte Arbeitsweisen. Zum anderen ist die Durchlässigkeit der Branchen viel größer geworden. Immer mehr Unternehmen werden auch außerhalb ihres traditionellen Geschäfts tätig: Google zum Beispiel baut nun Autos; der Online-Buchhändler verkauft nicht mehr nur Bücher, sondern Lebensmittel, Mode – im Grunde alles, was man sich vorstellen kann. Das bedeutet, dass der Druck nicht mehr nur aus dem normalen Wettbewerbsumfeld kommt, sondern eben auch aus ganz anderen Branchen. Man hat ganz neue Mitbewerber. Weshalb man sich viel häufiger selbst hinterfragen und ganz andere Wege gehen muss – gerade, was neue Technologien angeht.

SB Gleichzeitig haben die neuen Technologien die Produktentwicklungszyklen in Unternehmen extrem beschleunigt. Dadurch, dass Technologie heute einfach überall drinsteckt, werden Innovationen in wirklich allen Unternehmensbereichen immer wichtiger. Früher haben wir bei Microsoft nur mit den IT-Verantwortlichen unserer Kunden gesprochen, heute sind wir genauso häufig mit den Produktverantwortlichen in Kontakt, mit dem Marketing, mit der Finanzabteilung.

PSW Wir probieren viele neue Arbeitsmethoden als erstes in der IT aus. Weil es die IT-Mitarbeiter waren, die schon Jahre vor allen anderen vor der Notwendigkeit standen, neu zu denken. Früher fanden in unserem Konzern viele Tätigkeiten in voneinander getrennten Silos statt. Auch die verschiedenen IT-Bereiche agierten noch ganz klassisch nebeneinander. Als diese Bereiche – angestoßen durch ein konzernweites übergreifendes IT-Projekt – begannen, wirklich miteinander zu sprechen und sich zu vernetzen, folgten auch andere Abteilungen im gesamten Konzern deren Beispiel. Heute arbeiten wir so fast flächendeckend, die früheren Silos sind so gut wie passé. Ideen werden jetzt – ganz nach dem Vorbild der agilen Arbeitsweise in der IT – in kleinen Einheiten entwickelt und schnell umgesetzt, ohne erst tausende Powerpoint-Folien zu entwerfen.

Petra Scharner-Wolff
Ideen werden jetzt in kleineren Einheiten entwickelt und schnell umgesetzt – ohne tausend Power Point-Folien.
– Petra Scharner-Wolff

Die Elbphilharmonie, in der wir uns heute treffen, fasziniert ja auch deswegen, weil man im großen Saal ganz oben links hören kann, was ganz vorne rechts jemand leise spricht. Wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter von wichtigen Entwicklungen im Unternehmen hören und miteinander ins Gespräch kommen?

SB Dafür haben wir eine Reihe von Formaten und Kanälen neben den Klassikern wie E-Mail oder Newsletter entwickelt: Das reicht von Quarterly Business Talks, bei denen wir alle Mitarbeiter über Präsenzveranstaltungen und einen Skype Videostream erreichen, über den täglichen Austausch via unserem Social-Media-Netzwerk Yammer bis hin zu meinen Videoblogbüchern mit Updates zu Strategien und Geschäftsentwicklung. Durch diese Vielfalt erreichen wir bidirektional jeden in unterschiedlichsten Gesprächssituationen. Ich selbst habe kürzlich eine sogenannte „YamJam Session“ via Social Media für alle Mitarbeiter durchgeführt. In 30 Minuten gab es weit über 100 Fragen und Anregungen. So niederschwellige Feedbackschleifen kriegen Sie allein mit Meetings oder Newslettern nicht hin. So etwas fördert den Austausch und das Wissen übereinander. Und noch etwas gehört dazu: Man muss auch die Räumlichkeiten schaffen, in denen Menschen miteinander reden und vernetzt arbeiten können.

Wie sehen solche modernen Räume aus?

SB Sehr viel offener und durchlässiger als früher. In unserem neuen Münchner Büro, das wir gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut entwickelt haben, gibt es vier unterschiedliche Bereiche: Es gibt Arbeitsplätze, an denen Menschen in Ruhe konzentriert arbeiten können. Dann haben wir Zonen, in denen sich Menschen entspannt zusammenfinden und austauschen können. Da stehen Sofas, Sessel, alles ist sehr freundlich gestaltet. Es gibt Räume für Meetings, in denen wir viel Technologie einsetzen, damit Teams auch virtuell zusammenarbeiten können. Und dann haben wir Bereiche für die Zeit, in der man wirklich einfach mal in Ruhe über etwas nachdenken möchte: bequem, mit einem schönen Blick nach draußen. Auch das ist ja ein wichtiger Teil der Arbeit.

Sabine Bendiek
Wir müssen Räumlichkeiten schaffen, in denen Menschen reden und vernetzt arbeiten können.
– Sabine Bendiek

Funktionieren diese Bereiche bei Ihnen?

SB Ja. Aber es gibt schon noch Leute, die sich da nicht so gerne hinsetzen, weil sonst jemand denken könnte, dass sie nichts zu tun haben.

PSW Wir bauen auch gerade alles um auf unserem Campus. Vor allem unsere neuen Vernetzungsbereiche wie beispielsweise unser neuer Coworking Space Collabor8, zwei neue Bistros und der neue Boulevard, der zum Arbeiten im Freien einlädt, kommen bei den Mitarbeitern sehr gut an. Aber es gibt auch Orte, die noch nicht so gut angenommen werden. Wir haben zum Beispiel eine Reihe mit bequemen Sitzen, die zum ruhigen Nachdenken einladen, sehr schön direkt am Fenster gelegen, der Bereich heißt „Elbstrand“. Doch direkt dahinter befindet sich ein normaler Arbeitsbereich. Das heißt, man sitzt entspannt am Fenster und denkt nach, während hinter einem angestrengt am PC gearbeitet wird. Das klappt bislang nicht. Das muss dann wohl doch ein bisschen abgeschiedener sein. Vielleicht muss man da aber auch einfach noch reinwachsen.

SB Aber wissen Sie, was ich sehr charmant finde? Sie sagen: Wir haben etwas ausprobiert und haben etwas daraus gelernt. Ich glaube, das ist eine ganz wichtige Fähigkeit, die wir in den Unternehmen noch viel stärker entwickeln müssen. Einfach mal etwas ausprobieren – um dann auch mal sagen: Okay, das war es jetzt vielleicht noch nicht. Aber wir entwickeln uns weiter, wir lernen daraus.

Welche Meeting- und Veranstaltungsformen nutzen Sie, um die Mitarbeiter und deren Kreativität zu aktivieren?

PSW Die Formate, die wir nutzen, sind in den vergangenen Jahren weitaus vielfältiger geworden. Interessanterweise wird das gar nicht nur von der Führungsebene angestoßen. Bei uns kommen viele Impulse dafür auch direkt aus der Belegschaft. Ein Beispiel sind die Hackathons.

Also Events, bei denen gemeinsam an einer Soft- oder Hardwareentwicklung gearbeitet wird.

PSW Wir haben eine sehr aktive Community innerhalb der Belegschaft, die eigenständig solche Events organisiert. Die besorgen sich selbst die Räume, bereiten Themen vor, laden externe Gäste ein – und dann machen die einfach. Und alle, die daran beteiligt sind, haben eine Riesenfreude dabei. Ich glaube, ein großer Reiz von Hackathons ist, dass sie sehr umsetzungsorientiert sind. Da wird nicht nur herumphilosophiert, sondern es werden Lösungen erarbeitet, die man zum Teil gleich am nächsten Tag an seinem Arbeitsplatz weiter verfolgen kann. Außerdem ist es natürlich toll, sich mit all den unterschiedlichen Teilnehmern eines solchen Workshops zu vernetzen. Ich erlebe selbst, welche Freude das macht: Die Mitarbeiter kommen da richtig beseelt heraus!

SB Das erlebe ich auch so. Es entsteht eine unglaubliche Tatkraft. Auch durch diesen positiven Wettbewerbsgeist, der da herrscht: Jeder will, dass in der eigenen Gruppe etwas Tolles entsteht, jeder feuert den anderen an. Wir machen solche Hackathons übrigens auch viel mit Kunden und anderen externen Partnern. Da sind auch ungewöhnliche Sachen dabei, die gar nicht unbedingt dem Geschäft dienen. Zum Beispiel ein Hackathon mit der Aktion Mensch, um Ideen zu generieren, wie man mit Hilfe von Technologie die Lebensbedingungen von Menschen mit Behinderung verbessern kann. Da kamen tolle Sachen bei heraus.

Beugt man durch solche gemeinsamen Veranstaltungen auch der Gefahr vor, in Zeiten rasanten internen Wandels den Kunden zu vergessen?

SB Für uns als Technologiefirma ist es einfach, ganz begeistert von den spannenden Dingen zu sein, die wir entwickeln, und dabei zu vergessen, was das denn im echten Einsatz heißt. Deswegen ist für mich einer der wichtigsten Glaubenssätze: Wir sind nur dann erfolgreich, wenn unsere Kunden mit unseren Produkten erfolgreich sind. Das heißt, dass man immer wieder einen Realitätscheck machen muss: Hilft das, was wir hier tun, dem Kunden? Es ist wichtig, das immer wieder auch an konkreten Beispielen und gemeinsam mit dem Kunden zu prüfen: Haben wir erreicht, was wir gemeinsam erreichen wollten? Sind wir besser? Müssen wir nachsteuern? Was lernen wir daraus?

PSW Uns helfen die neuen Technologien sehr dabei, dem Kunden noch näher zu kommen – über unsere üblichen Marktforschungen hinaus. Durch die sozialen Medien ist es für unsere Kunden viel einfacher geworden, direktes Feedback zu geben. Wir können die Interaktionen zwischen uns und den Kunden besser erfassen und Bedürfnisse besser verstehen. Und wir können viel niedrigschwelligere Kontaktmöglichkeiten anbieten, als das früher möglich war. Chats auf unserer Website zum Beispiel ermöglichen eine noch fließendere Ansprache, als wenn jemand erst unsere Telefon-Hotline anrufen muss.

 

Neue Kommunikationstechnologien erlauben auch ganz andere Arbeitsformen. Wie gehen Sie mit der Forderung von Mitarbeitern um, auch einmal von zu Hause oder von unterwegs zu arbeiten?

SB Flexibilität wird von der jüngeren Generation schlichtweg erwartet. Die haben Schwierigkeiten mit der Idee, sich von morgens um acht bis nachmittags um fünf an einem festen Ort ihrer Arbeit zu widmen. Außerdem haben Mitarbeiter, wenn sie Eltern werden, oft große Schwierigkeiten, die Familie in einen klassischen Arbeitsalltag zu integrieren. Es ist also gut, wenn wir es den Müttern – und natürlich auch den Vätern – ermöglichen, zu sagen: „Ich bin ab nachmittags weg, ich hole das Kind ab, ich mache Essen und dann setze ich mich abends noch einmal an die Arbeit.“ Man muss aber darauf achten, auch die anderen Generationen im Unternehmen mitzunehmen. Die Gefahr ist zudem, dass es zu Überforderungseffekten kommt, weil manche das Gefühl haben, nun ständig erreichbar sein oder anderen beweisen zu müssen, dass sie arbeiten. Da sind die Führungskräfte gefragt. Die müssen klarmachen, dass das nicht so ist.

PSW Ich erlebe es öfter, dass Mitarbeiter denken, dass sie permanent verfügbar sein müssen, obwohl das gar nicht stimmt. Es ist wichtig, dass man sich da als Führungskraft immer wieder deutlich erklärt. Wir versuchen übrigens ganz bewusst, das Thema Flexibilität nicht zu einem Frauenthema zu machen. Dann bekommt das schnell dieses Label: Die Frau sitzt im Homeoffice und passt ja doch nur auf ihre Kinder auf. Erstens passen nicht nur Frauen auf Kinder auf. Zweitens weiß jeder, der Kinder hat, dass man sehr schlecht Kinder hüten und parallel arbeiten kann. Deshalb haben wir das Homeoffice umbenannt in Flexoffice. Die meisten sitzen dabei ja gar nicht zu Hause. Sie sitzen eben an irgendeinem Ort auf der Welt und arbeiten. So wie wir beide hier ja auch von überall arbeiten.

Wie viele Angestellte der Otto Group nutzen denn dieses Angebot?

PSW Wir haben das neulich untersucht: 30 Prozent. Mich hat diese Zahl selbst überrascht, ich dachte, sie wäre niedriger. Aber das zeigt einmal mehr: Die Arbeitswelt verändert sich wirklich rasend schnell.

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